Главная  Описание  Отношения с клиентами (CRM)  Правила продаж  Автоматизация продаж  Торговые представители  Запасы  Закупки  Склад  Доставка  Финансы  Анализ

Закупки

Возможности 1С:Управления торговлей по управлению закупками позволяют выполнять задачи по соблюдению сроков поставки товаров, расходованию денежных средств и своевременности оплаты поставщикам. 
Система позволяет фиксировать расхождения при приемке товаров, анализировать причины срыва поставок (отказа поставщиков от поставки товаров), учитывать дополнительные услуги и дополнительные расходы при закупке товаров.

Анализ и выбор поставщиков

По каждому поставщику можно сохранить список той номенклатуры, которую он поставляет, и текущие цены (прайс-лист поставщика):

  • прайс-лист поставщика регистрируется в условиях соглашения с поставщиком;
  • реализована возможность регистрировать цены в зависимости от различных условий.

Щелкните для увеличения

Щелкните для увеличения

Для каждого поставщика можно сохранять информацию о сопоставлении номенклатуры поставщика (названия, артикула) и той номенклатуры, которую мы используем в информационной базе компании.

Эту информацию можно использовать при подборе товаров в заказах поставщику, при подготовке печатной формы заказа поставщику, а также при выборе поставщика для закупок в рабочем месте Формирование заказов по потребностям.

Щелкните для увеличения

Щелкните для увеличения

В карточку поставщика можно добавлять произвольное количество дополнительных реквизитов.

Щелкните для увеличения

В дальнейшем эту информацию можно применять для сравнительной оценки поставщиков.

Щелкните для увеличения

Взаимодействие с поставщиками

В 1С:Управлении торговлей реализован весь цикл работы и осуществления взаимодействия с поставщиками. При этом возможны две схемы работы:

  • оформление одиночных поставок без заключения соглашения с поставщиком и без контроля сроков поставки.
  • оформление поставок на постоянной основе в соответствии с ценами и условиями поставки, которые указываются в соглашениях с поставщиком и конкретизируются в заказе поставщику.

Работу с использованием заказов поставщикам можно изобразить в виде следующей схемы.

В соответствии с потребностями готовятся заказы и направляются поставщику на согласование. Поставщик подтверждает факт поставки товаров: указывает сроки поставки товаров и график оплаты. После утверждения заказа в зависимости от условий оплаты (до момента поставки) или после поставки товаров готовится и согласовывается заявка на оплату.

При поставке товаров регистрируется факт поступления товаров на склад. Финансовые документы от поставщика возможно оформить позже. 1С:Управление торговлей позволяет автоматически определять расхождения при проведении поставок и оформлять требуемые документы (акты).

Регистрация и контроль сроков поставки и сроков оплаты

Срок поставки товаров определяется в заказе поставщику по каждой номенклатуре. Предусмотрено ручное указание сроков поставки или расчет сроков поставки на основании условий доставки по выбранному поставщику (транспортными ограничениями).

Щелкните для увеличения

Контроль соблюдения сроков поставки товаров производится в журнале заказов. Поставки, у которых просрочена дата, раскрашиваются в списке заказов красным цветом.

Щелкните для увеличения

Можно отбирать те заказы поставщиков, по которым просрочен срок поставки.

График поступления товаров по нескольким заказам поставщикам можно сформировать в отчете Состояние выполнения заказов поставщикам.

Щелкните для увеличения

Для соблюдения правильности поставок товаров по заказам применяют отчет Исполнение распоряжений на поступление. С помощью этого отчета можно контролировать, как поставщик выполняет свои обязательства по поставке товаров.

Щелкните для увеличения

Данные о сопоставлении сроков предполагаемых поступлений товаров и их отгрузок клиентам можно видеть в обработке Управление запасами.

Контроль сроков оплаты и расхода денежных средств

Планируемые этапы и форма оплаты регистрируются в соглашении с поставщиком и далее автоматически подставляются в заказах поставщику или документах поступления (если поступление используют без оформления заказа).

При необходимости и наличии у пользователя требуемых прав доступа - порядок оплаты возможно откорректировать в заказе.

Щелкните для увеличения

Заданные сроки оплаты применяются в качестве плановых дат оплаты в платежном календаре.

Если в компании практикуют контроль расхода денежных средств, оплата поставщику становится возможной после утверждения заявки на оплату. Контроль расхода денежных средств настраиваетсяоить по каждой кассе (расчетному счету).

Щелкните для увеличения

Щелкните для увеличения

Список тех заказов поставщику, по которым нужно подготовить заявку на оплату, формируется  автоматически.

Щелкните для увеличения

Финансист контролирует расход денежных средств, используя платежный календарь.

Щелкните для увеличения

В платежном календаре можно контролировать доступность денежных средств для оплаты поставщику. При недостатке денежных средств прямо в платежном календаре можно оформить распоряжение на перемещение денежных средств с другого расчетного счета.

После согласования финансистом руководителю компании становится доступен список заявок для окончательного утверждения.

Щелкните для увеличения

Утвержденные заявки поступают бухгалтеру для проведения платежа.

Щелкните для увеличения

Оперативный мониторинг сроков оплаты производится в списке заказов.

Щелкните для увеличения

Поставки, у которых дата оплаты просрочена, раскрашены в списке красным цветом.

После отражения факта платежа в заказе поставщику оперативно проставляется информация об оплате.

Щелкните для увеличения

Общее состояние взаиморасчетов с поставщиками можно получить в разнообразных отчетах.

Щелкните для увеличения

Щелкните для увеличения

Щелкните для увеличения

Регистрация и анализ причин отмены поставки товаров

В случае отказа поставщика поставить уже заказанные товары, возможно зарегистрировать причину отмены поставки в соответствии с тем классификатором, который принят в торговой компании.

Щелкните для увеличения

В 1С:Управлении торговлей реализована возможность указывать одну из причин отмены по всем недопоставленным позициям.

Система способна провести комплексный анализ причин срыва поставок: кто из поставщиков и как часто срывает поставки товаров, по какой причине случился срыв поставки.

Щелкните для увеличения

Щелкните для увеличения

В ходе оперативной работы на основании статистических данных об отмене позиций "Управление торговлей" позволяет оценить, будет ли вовремя поставлен товар, заказываемый у конкретного поставщика.

Щелкните для увеличения

Оформление поставок товаров от поставщика

В 1С:Управлении торговлей предусмотрены различные схемы поставки товаров: поступление товаров на условиях предоплаты, поступление импортных товаров, поступление товаров на комиссию от комитента, поступление товаров по ордерной схеме с последующим оформлением финансовых документов.

При поступлении товаров можно учесть стоимость дополнительных услуг и дополнительных расходов, возникающих при поступлении товаров. 

Поступление товаров можно оформлять на основании заказа, соглашения или как самостоятельную поставку товара:

  • можно оформить поступление товаров на несколько складов;
  • можно оформить поставку товаров по нескольким заказам;
  • предусмотрено автоматическое распределение поступающих товаров по заполненным в документе заказам поставщиков.

Щелкните для увеличения

Оплату можно производить в рамках договора, по конкретному заказу поставщику, по конкретному документу поступления товара:

  • предусмотрена возможность зачитывать авансы, перечисленные поставщику;
  • оплату возможно переносить с одного заказа поставщику на другой.

В "Управлении торговлей" реализована схема поступления товаров с последующей оплатой, то есть оплатой по факту реализации товаров. Такая схема называется прием товаров на комиссию.

В системе автоматизирован процесс закупки импортных товаров. Ведется автоматический учет товаров по номерам грузовых таможенных деклараций и странам происхождения.

Щелкните для увеличения

Расчеты с таможенными органами проводятся отдельным документом по поступлению услуг.

Щелкните для увеличения

Документ может быть зарегистрирован по отдельному соглашению с оформлением предварительной заявки на оплату. Таможенные пошлины и сборы можно оформлять до или после поступления товаров.

Распределение таможенных пошлин и сборов осуществляется регламентным документом. Таможенные пошлины можно распределять на себестоимость или по направлениям деятельности компании.

Для анализа поступлений импортных товаров и распределения ГТД используется специальный отчет.

Щелкните для увеличения

Контроль расхождений при оформлении поставок товаров

В 1С:Управлении торговлей возможно фиксировать расхождения при проведении документов поставок товаров по качеству и количеству товаров.

При выявлении расхождений в документах поставки отдельно указывается количество фактически поступивших товаров и количество товаров в соответствии с финансовыми документами.

Перечень фактически поступивших товаров формируется на вкладке Товары по факту.

Щелкните для увеличения

Перечень товаров в соответствии с финансовым документом поставщика указывается на вкладке Товары по данным поставщика.

Щелкните для увеличения

Данные о расхождениях фиксируются на отдельной вкладке Расхождения.

Щелкните для увеличения

Расхождения при приемке товаров можно отнести:

  • на расчеты c поставщиком;
  • на расчеты со сторонней (транспортной или страховой) компанией;
  • на собственные доходы (излишки)/расходы (недостачи).

При выявлении расхождений предусмотрена печать унифицированных форм документов:

  • Акт о приемке товаров (ТОРГ-1);
  • Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (ТОРГ-2);
  • Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров (ТОРГ-3).

Корректировка поступлений товаров

После оформления факта поступления товаров может возникнуть необходимость откорректировать документы поступления. Например, товары могут приниматься фактически после поступления документов и в неполном ассортименте, или поставщик предоставит исправленные документы с другой ценой за единицу. Для корректного ведения регламентированного учета в случаях, когда поставщик исправляет документы в следующем отчетном периоде, используется документ Корректировка поступления. 
В корректировке поступления указывается информация о товарах на основании новых документов поставщика. В зависимости от типа расхождений между новым и старым документом:

  • возникшие расхождения в количестве товаров могут относиться на нехватку на складе, которую нужно перепроверить при инвентаризации.
  • принять излишний товар как увеличение закупки, за которую необходимо рассчитываться с поставщиком.
  • принять изменение цены товара как прочий доход компании.

По результатам оформления корректировки поступления можно зарегистрировать корректировочную счет-фактуру.

Регистрация таможенных пошлин и сборов

1С:Управление торговлей позволяет регистрировать оформленные таможенные декларации при приобретении товаров и учитывать оплату таможенных пошлин и сборов.

Щелкните для увеличения

Таможенные услуги можно оплачивать как напрямую, так и через таможенного брокера.

Щелкните для увеличения

Для импортных товаров, приобретаемых уже после прохождения процедуры растаможивания, ввод таможенной декларации не требуется. После ввода номеров ГТД при поступлении товаров – в документах реализации и выбытия они будут автоматически подбираться по правилу ФИФО. При желании, в документах реализации номера ГТД также можно задать вручную.

Учет дополнительных расходов при поступлении товаров

1С:Управление торговлей позволяет регистрировать дополнительные расходы и услуги, связанные с приобретением товаров. Например, услуги доставки.

Такие расходы регистрируются с отнесением на статью расходов. В зависимости от указанного в статье расходов варианта распределения, расходы по-разному могут быть учтены в финансовом результате:

  • отнесены напрямую на финансовый результат,
  • включены в себестоимость товаров,
  • учтены в расходах будущих периодов.

Щелкните для увеличения

 

Сведения о дополнительных расходах можно получить в отчете Анализ доходов и расходов.

 

Щелкните для увеличения