Главная  Описание  Отношения с клиентами (CRM)  Правила продаж  Автоматизация продаж  Торговые представители  Запасы  Закупки  Склад  Доставка  Финансы  Анализ

Финансы

Подсистема "Управление финансами" в 1С:Управлении торговлей выполняет задачи планирования и учета денежных средств, управления взаиморасчетами с контрагентами и партнерами, оценки учета НДС. Итогом использования данной подсистемы является проведение анализа финансовых результатов деятельности компании. 

Управление взаиморасчетами

В 1С:Управлении торговлей используется раздельный учет взаиморасчетов с поставщиками и клиентами. Ведется обособленный управленческий учет (учет по партнерам) и регламентированный учет (по контрагентам). Возможно детализировать расчеты по конкретным договорам с контрагентами. В документах одновременно указываются сведения о партнере, контрагенте и договоре контрагента. Это позволяет учитывать взаиморасчеты с сетевыми магазинами (когда несколько партнеров-магазинов и один контрагент-юридическое лицо), группой юридических лиц (один партнер, несколько контрагентов) и т. д.

В 1С:УТ реализовано три варианта учета взаиморасчетов:

• По заказам – каждая оплата привязывается к конкретному заказу. Контроль авансов по заказам можно вести только при таком варианте взаиморасчетов.
• По договорам – каждый заказ или реализация (поступление) оформляются в рамках конкретного договора. Оплата также привязывается к конкретному договору и взаиморасчеты учитываются только по договору в целом.
• По накладным – оплаты привязываются к конкретным документам реализации (поступления) товаров.

Параллельно  с вариантом взаиморасчетов существует возможность контролировать лимиты задолженности клиентов. Контроль лимита задолженности всегда осуществляется по договорам. Система позволяет контролировать превышение задолженности клиента по договору определенной суммы или срока, установленного в графике оплаты по ранее совершенным продажам. В случае превышения установленных ограничений – оформление документов на отгрузку будет заблокировано.

При проведении документов проверяется состояние оперативных взаиморасчетов с клиентами:

• при проведении заказа клиента проверяется наличие необходимой предоплаты, установленной в графике оплаты;
• при изменении или отмене проведения документа поступления денежных средств проверяется изменение состояния взаиморасчетов.

 

Нельзя изменить документ или отменить его проведение, если это приведет к нарушению условий оплаты заказов в статусе К обеспечению или К отгрузке.

Возможно проводить операции по распределению оплат по заказам клиентов, переносить задолженность с одного заказа на другой (зачитывать авансы). Также возможны операции по взаимозачету задолженности между несколькими клиентами.

Для сверки взаиморасчетов с партнерами применяют Акт сверки. Возможно автоматическое создание актов сверки по заданной группе партнеров.

Дополнительно взаиморасчеты учитываются в разрезе расчетных документов. Это позволяет четко сопоставить документы оплаты и отгрузки между собой, и  в разрезе дат платежей по графику оплат. Соответствующие расчеты производятся автоматически по методу ФИФО при выполнении регламентного задания Выполнение отложенных движений по расчетам с партнерами.

1С Управление торговлей позволяет классифицировать просроченные долги по интервалам глубины просрочки. Отчет можно вывести в виде диаграммы или в виде таблицы.

Планирование и учет денежных средств

"Управление торговлей" позволяет планировать движения денежных средств. Это производится с использованием платежного календаря.

Платежный календарь автоматически формируется на основании информации о планируемых поступлениях от клиентов, планируемых выплатах поставщикам, планируемых прочих поступлениях и расходах денежных средств.

Плановые остатки денежных средств рассчитываются с учетом несогласованных заявок на расход денежных средств. Платежный календарь позволяет оценивать, какие будут остатки денежных средств, если согласовать и утвердить все заявки. 

Кассовые операции

"Управление торговлей" автоматизирует совместную работу финансовых служб, контролирующих движение наличных денежных средств, и кассами компании – местами хранения наличных денег.

Кассы строго закреплены по организациям и по валюте денежных средств. То есть в одной кассе могут учитываться денежные средства только одного юридического (физического) лица и только в одной валюте.

1С:УТ обеспечивает подготовку необходимых платежных документов: расходных кассовых ордеров, приходных кассовых ордеров.

Денежные документы можно сформировать на основании заказов, подготовленных заявок на расходование денежных средств, счетов на оплату.

Для проведения платежей предусмотрено специальное рабочее место кассира. В этом журнале отображаются все неоплаченные документы.

Сотрудник может исправить автоматические внесенные данные и указать дополнительные сведения. Кассовый документ можно распечатать в бумажном виде прямо из экранной формы документа.

В отдельный вид касс компании выделены денежные ящики контрольно-кассовых машин (ККМ). Они используются в розничной торговле. Операция перемещения денежных средств между основной кассой компании и денежным ящиком ККМ оформляется приходными и расходными кассовыми ордерами. В системе 1С:УТ предусмотрена возможность интеграции с торговым оборудованием в автоматизированных точках розничной торговли.

"Управление торговлей" поддерживает прием оплаты платежными картами. Реализована возможность обмена информацией с эквайринговой системой.

Банковские операции

"Управление торговлей" автоматизирует следующие операции:

• оформление и печать банковских документов (платежных требований , платежных поручений и др.);
• регистрацию расхода и прихода денежных средств на банковские счета;
• контроль состояния банковских счетов;
• анализ движения на банковских счетах компании безналичных денежных средств .

Места размещения безналичных денежных средств компании – расчетные счета в банках – отображаются в программе  как элементы списка банковских счетов компании.

Платежные документы могут быть оформлены на основании имеющихся в базе заявок на расходование денежных средств и планируемых приходах денежных средств по заказам клиентов, счетам на оплату.

Для работы с платежными документами предусмотрено специальное рабочее место. В нем содержится список тех документов, по которыми нужно подготовить платежные документы.

Первая запись платежных документов в информационную базу означает факт регистрации намерения на изменение состояния безналичных денежных средств.

Основанием для отражения фактической оплаты выступает выписка с расчетного счета, полученная в банке.

Управление торговлей предоставляет инструмент упрощения регистрации выписки по расчетному счету с поддержкой группового ввода платежных документов в информационную базу.

Дальнейшее ускорение работы с платежными документами обеспечивается средствами обмена с банковскими программами типа "Клиент банка".

Регламентированный учет и НДС

В "Управлении торговлей" можно организовать регламентированный учет в том объеме, который требуется для передачи данных в программу «Бухгалтерия предприятия», для подготовки и сдачи отчетности.

Возможно вести учет по нескольким юридическим лицам (индивидуальным предпринимателям). В схеме работы, при которой товар закупается на одни компании, а продается от имени других компаний – возможно автоматическое создание документов перепродажи (интеркампани) между своими компаниями задним числом. При этом "Управление торговлей" может автоматически заполнить такие документы перепродажи. Для этого в настройках задаются условия - какие компании могут продавать товары другим нашим организациям. После продажи товара внешнему покупателю – 1С:УТ предлагает автоматически заполнить документ передачи товаров между нашими компаниями.

Учет себестоимости в системе ведется в разрезе организаций. Это повышает сопоставимость данных с бухгалтерским учетом.

Расчеты с обособленными подразделениями  

В 1С:Управлении торговлей можно вести расчеты со своими обособленными подразделениями. В соответствии с определением п.2 ст.11 Налогового Кодекса РФ, обособленное подразделение - любое территориально обособленное от компании подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. В 1С:УТ предусмотрено ведение учета по обособленным подразделениям двух видов: выделенным на отдельный баланс (филиалов, представительств) и тех подразделений, которые не выделены на отдельный баланс (торговые точки, магазины и т.д.).

Взаиморасчеты обособленного подразделения, выделенного на отдельный баланс, с поставщиками  и клиентами можно вести отдельно или через головную компанию. В последнем случае документы поставки (отгрузки) могут оформляться от имени обособленного подразделения, выделенного на отдельный баланс, а оплата будет производиться от имени головной компании. Задолженность клиента (поставщика) будет погашена без составления дополнительных актов взаимозачетов.

В "Управлении торговлей" есть возможность оформить операции перемещения между головной компанией и обособленными подразделениями, выделенными на отдельный баланс. Также учитываются операции передачи наличных и безналичных  денежных средств между головной компанией и ей обособленными подразделениями и между обособленными подразделениями разных компаний.

Учет НДС

Включение в систему 1С:УТ подсистемы учета НДС позволяет работникам финансовой службы оценивать размеры сумм уплачиваемого НДС. Для целей учета НДС реализована поддержка работы тех компаний, которые переведены на уплату ЕНВД, в том числе и тех компаний, которые переведены на уплату ЕНВД только в части розничной торговли. "Управление торговлей" позволяет автоматически регистрировать счета-фактуры на аванс, готовить книгу покупок и книгу продаж по торговым операциям.

Информация в виде документов загружается в программу "Бухгалтерия предприятия" для подготовки бухгалтерской и налоговой отчетности.

Обмен электронными документами и счетами-фактурами

"Управление торговлей" поддерживает обмен с контрагентами электронными документами, в том числе юридически значимыми электронными счетами-фактурами. Использование этих возможностей позволяет сократить бумажный документооборот.

1С:Управлени торговлей может обмениваться следующими электронными документами:

• Счета на оплату,
• Счета-фактуры (в т.ч. корректировочные счета-фактуры),
• Торг-12,
• Акты о выполнении услуг,
• Отчеты комиссионера,
• Прайс-листы,
• Каталог товаров,
• Заказы,
• Произвольные документы.

Электронные документы, участвующие в обмене, можно подписать электронной цифровой подписью (ЭЦП). Это обеспечивает их неизменность и аутентичность их отправителя. Документы можно передавать как напрямую (через электронную почту, общий каталог или FTP-ресурс), так и через оператора электронного документооборота (ЭДО) "Такском". Юридически значимый обмен электронными счетами-фактурами должен осуществляться только через оператора ЭДО (см. Приказ Минфина России от 25.04.2011 №50н).

Возможно распределить права пользователей по использованию электронных документов: одни сотрудники компании могут только подготавливать электронные документы, другие утверждать, третьи подписывать их с помощью ЭЦП.

После проведения первоначальных настроек – отправку электронных документов можно осуществлять в один щелчок мышкой из формы самого документа.

При необходимости дополнительной проверки подготовленного электронного документа – его можно посмотреть в том виде, в котором его бумажный экземпляр будет напечатан на принтере.
Для обмена счетами-фактурами процесс передачи информации между участниками обмена и оператором ЭДО является строго регламентированным. Для контроля процесса передачи информации из любого документа по ссылке Электронные документы можно перейти к списку с текущим состоянием передачи документов и сопутствующих извещений и подтверждений об их получении.

При получении электронного документа от партнера - "Управление торговлей" автоматически создает в информационной базе документ соответствующего вида (черновик документа) и заполняет его данными из полученного электронного документа. При поступлении от партнера второй версии того же документа – информация о ней будет сохранена в программе, но автоматического изменения ранее созданных документов не будет. У пользователя есть возможность отклонять входящий электронный документ и направлять его отправителю описание причин отклонения.

Учет кредитов и депозитов

В Управлении торговлей реализован учет депозитов, кредитов и займов.

Функционал программы может:

• Сохранять условия договоров кредитов, займов и депозитов,
• Составлять графики фактических  и планируемых оплат и начислений,
• Планировать движения денежных средств по депозитам  и кредитам в платежном календаре,
• Выполнять план-фактный анализ платежей.

Графики платежей в 1С:Управлении торговлей можно составлять вручную или загружать из табличных документов.

Для платежей по процентам 1С:УТ позволяет указать статью расходов и учитывать их в общем финансовом результате по заданному направлению деятельности. Таким образом можно оценивать финансовый результат по направлению деятельности, для развития которого привлекался кредит.

Анализ финансовых результатов

Для получения наиболее полного представления о финансовом результате деятельности компании 1С Управление торговлей предоставляет следующие инструменты:

• учет себестоимости продаж и выручки,
• учет прочих доходов и расходов,
• распределение расходов на себестоимость проданных товаров,
• распределение доходов и расходов по направлениям деятельности,
• анализ доходов, расходов и финансовых результатов.

Учет себестоимости списания товаров в Управлении торговлей может осуществляться как по средней цене за месяц, так и по ФИФО (скользящему и средневзвешенному)..

1С:УТ позволяет разделить финансовые результаты деятельности компании по направлениям деятельности.  Это позволяет отдельно оценивать прибыль компании по каждому такому направлению. Состав направлений и правила отражения финансовых операций по каждому направлению можно настраивать очень гибко. Направления могут соответствовать центрам продаж (для розничных предприятий), ассортименту (для дистрибуторов), проектам и т. д.

Все это дает возможность детально анализировать эффективность деятельности компании и развивать бизнес. Оптимизировать состав направлений деятельности.

"Управление торговлей" способна вести учет прочих расходов по статьям расходов и объектам дополнительной аналитики, определяемым статьей расходов.

Настройку дополнительной аналитики можно выполнять в режиме 1С:Предприятие. Например, дополнительные затраты по закупке или продаже можно относить на соответствующий заказ, расходы на хранение – на склад и т. д. За счет этого, с одной стороны, можно детально анализировать структуру расходов, с другой стороны, соотносить расходы с выручкой по тем же самым объектам аналитики.  

Прочие расходы при распределении можно включать в себестоимость запасов товаров или по настроенным правилам списывать на заданные направления деятельности.

Аналогично учету прочих расходов учитываются прочие доходы.