Главная  Описание  Отношения с клиентами (CRM)  Правила продаж  Автоматизация продаж  Торговые представители  Запасы  Закупки  Склад  Доставка  Финансы  Анализ

Автоматизация продаж

В 1С:Управлении торговлей полностью контролируются процессы продаж. При этом продажи возможно оформлять как по большому циклу оформления продажи (начиная с момента формирования коммерческого предложения на основании информации о первичном интересе клиента в зарегистрированной с ним сделке), так и без предварительной подготовки коммерческих предложений и регистрации заказов клиентов, по так называемой "упрощенной схеме". Возможные варианты документооборота продаж представлены на схеме.

Коммерческие предложения

В Коммерческом предложении фиксируется история переговоров с клиентом по согласованию условий продаж.

• Менеджер готовит коммерческое предложение. Коммерческое предложение может быть сохранено в форматах .doc (Microsoft Word) и .odt (OpenOffice). Далее менеджер отправляет коммерческое предложение клиенту.
• Клиент присылает ответ, который отражается как коммерческое предложение, созданное на основании первоначального коммерческого предложения.
• По результатам согласования менеджер фиксирует те позиции, по которым с клиентом условия согласованы.

 

Управление заказами клиентов

В системе "Управление торговлей" заказ является "центром управления" всеми последующими действиями по его исполнению.

При необходимости, пользователи могут фиксировать статусы заказов, отражающие этапы их прохождения: Не согласован, Согласован, К отгрузке, К обеспечению, Закрыт.  На основе статуса и сведений об отгрузке и оплате заказа автоматически определяется его текущее состояние готовности (Ожидается аванс, Готов к отгрузке, и т. д.).

В каждый момент времени менеджер может видеть подробную информацию о состоянии заказа: каким образом ожидается оплата заказа клиентом в соответствии с установленными в нем этапами оплаты, каково состояние оплаты по заказу (просрочена ли оплата в соответствии с указанной датой оплаты), производилась ли отгрузка по заказу.

Система автоматически отслеживает соответствие заказов условиям торговых соглашений, не позволяя отклоняться от них пользователям, не имеющим соответствующих прав. Для согласования отклонений от условий соглашения можно использовать бизнес-процесс согласования заказа. При этом система автоматически отправит назначенным пользователям задачи по согласованию заказа и утвердит его при поступлении положительного решения согласующих.

Система 1С:Управление торговлей предоставляет возможность установить график оплаты по заказу клиента (в части авансовых платежей, в части предоплаты, в части платежей по погашению дебиторской задолженности).

Это дает возможность планировать поступление выручки по дням, контролировать выполнение клиентом согласованных сроков оплаты, выявлять просроченную дебиторскую задолженность. Просроченная задолженность может быть рассмотрена в разрезе тех этапов оплаты, которые указаны в заказе клиента. При оформлении отгрузки без заказа также возможно указание сроков оплаты, если отгрузка происходит в кредит.

Кроме планирования денежных средств и контроля дебиторской задолженности – данные о соблюдении графика оплат учитываются при обработке заказа клиента. Товары под заказ будут закупаться только при поступлении оплаты по этапу аванс. Для начала отгрузки товаров по заказу кроме оплаты аванса необходимо поступление оплата по этапу предоплата.

Подробнее возможности системы по контролю взаиморасчетов рассматриваются в Управление взаиморасчетами.

Сведения о заказах, по которым возможно оформлять отгрузку товаров, автоматически формируются в виде перечня распоряжений на оформление отгрузки. При этом учитывается дата отгрузки, установленная в заказе.

Контроль исполнения распоряжений ведется с детализацией до отдельных позиций заказа. Система блокирует "перевыполнение" распоряжения, чтобы отгруженное количество не превысило размер заказанного.

Учитывается плановая и фактическая задолженности по каждому заказу, по срокам оплаты и документам расчетов.

Самообслуживание клиентов

В 1С Управлении торговлей есть возможность самостоятельного создания заказов клиентами через Интернет. Клиенту предоставляется доступ к информационной базе и устанавливается пароль входа.

Работая в системе самообслуживания, клиент может выполнять следующие действия:

• Посмотреть общие сведения о своих заказах.

• Зарегистрировать новый заказ.

• Видеть состояния ранее оформленных заказов.

• Контролировать состояние взаиморасчетов, уточнять свои данные.

Информация, введенная внешними пользователями, автоматически отражается в информационной базе. Заказы, зарегистрированные внешним пользователем, обрабатываются, как любые другие заказы.

Оформление отгрузки

Отгрузка товаров клиенту отражается в информационной базе с помощью документа Реализация товаров и услуг.

Документ может быть оформлен на основании одного или нескольких заказов клиентов с нескольких складов.

Из созданного документа можно вывести несколько вариантов печатных форм, а также сформировать связанные с ним документы (счет-фактуру, приходный кассовый ордер и др.).

Отгрузка товаров с ордерного склада

Если ответственность за финансовый  и количественный учет разнесена между подразделениями компании, то для регистрации факта отгрузки товаров применяется документ Расходный ордер на товары. 

Этот документ формируется складским работником на основании документа Реализация товаров и услуг, предварительно введенного в информационную базу работником отдела продаж.

Корректировка документов после отгрузки

При выявлении продавцом ошибок при подготовке первичных документов или в случае согласованного между продавцом и покупателем изменения стоимости ранее проданных товаров, работ и услуг – необходимо откорректировать оформленные ранее документы реализации. Если по ранее оформленным документам реализации уже была сдана регламентированная отчетность,  то также необходимо оформить корректировочные счета-фактуры – в этом случае, пользователь может сформировать документ Корректировка реализации.
В документах корректировки реализации все поля заполняются так, как они должны выглядеть после исправления. Система автоматически рассчитывает расхождения с предыдущим вариантом документа и предлагает пользователю варианты как учесть эти расхождения:

• Списать на расходы  - вариант может быть использован, если товар был испорчен при доставке до клиента и вина за порчу лежит на нас.
• Уменьшить реализацию, учесть при инвентаризации – если клиент не обнаружил часть товара. Предполагается, что товар мог быть не отгружен с нашего склада и его нужно попытаться найти при следующей инвентаризации.
• Увеличить реализацию, учесть при инвентаризации – если клиент сообщил, что по факту к нему поступило больше товаров, чем было указано в сопроводительных документах, и он эти товары готов оплатить.
• Отразить на прочих доходах – если клиент сообщил, что по факту к нему поступило больше товаров, чем было указано в сопроводительных документах, и он эти товары готов оплатить. При этом, мы уверены что со склада было отпущено точно правильное количество упаковок и большее количество товаров сложилось из-за того, что по ошибке в упаковках количество товаров оказалось больше запланированного. Т.е. в этой ситуации у компании оказалось больше товаров, чем оно предполагало, и оплата от клиента за излишний товар будет незапланированной прибылью компании.

Оформление возвратов от клиента

Возврат товаров от клиента в Управлении торговлей можно оформлять по предварительной заявке. По заявке возможно резервировать другой товар для замены брака.

Возврат товаров можно оформлять и без предварительной заявки с указанием или без ссылки на конкретный документ реализации.

С помощью отчета Выручка и себестоимость продаж можно видеть статистику возвратов товаров: возвраты показываются как продажи с отрицательными количеством и суммой.

Комиссионная торговля

Операции приема и передачи товаров на комиссию оформляются в 1С:Управление торговлей в рамках оформленных соглашений с выбранными видами операций Прием на комиссию и Передача на комиссию.

С одним деловым партнером может быть оформлено несколько соглашений различных видов. Одни могут быть соглашениями купли-продажи. Другие – соглашениями с комиссионером. То есть соглашениями, в которых фиксируются условия приема или передачи на комиссию.

Аналогично оформлению операций оптовой торговли, условия продаж могут быть определены для группы комиссионеров (типовые соглашения) или установлены индивидуально для каждого клиента (магазина), которому товар передается на комиссию.

Для регистрации хозяйственных операций при приеме и передаче на комиссию применяют тот же комплект документов, что и для отражения хозяйственных операций купли-продажи.

В 1С:Управление торговлей 11.1 автоматизирован процесс подготовки отчетов комитентам и комиссионерам.

Управление торговлей автоматически составляет список тех комитентов, перед которыми нам нужно отчитаться за проданные или списанные товары, и на основе этих данных готовит отчет комитенту о продажах или списании товаров.

Аналогичным образом готовятся данные о тех комиссионерах, которые еще не представили нам отчеты за проданные товары.

В документе Отчет комиссионера о продажах отражается вариант расчета комиссионного вознаграждения в соответствии с условиями соглашения, оформленного с комиссионером. Сама сумма вознаграждения рассчитывается автоматически.

Розничная торговля

В 1С:Управление торговлей можно автоматизировать различные способы розничных продаж:

• продажи в автоматизированном магазине,
• продажи в неавтоматизированных (удаленных) торговых точках.

Продажи в автоматизированном магазине

В автоматизированном магазине можно применять различное торговое оборудование: сканеры штрихкодов, контрольно-кассовые машины, электронные весы, терминалы сбора данных и т. д.

При оформлении розничных продаж кассир работает в специализированном рабочем месте, которое позволяет выполнять последовательно все шаги при продаже товаров в торговом зале:

• открытие кассовой смены,
• оформление чека,
• прием оплаты от покупателя,
• закрытие кассовой смены,  
• передача розничной выручки в кассу предприятия.

  

  Оплату чека можно принимать как наличными, так и с использованием платежных карт.

  

  В процессе оперативной работы реализована возможность оформления возвратов в течение кассовой смены.

  

  После закрытия кассовой смены оформляется документ Отчет о розничных продажах. Сведения обо всех пробитых чеках после закрытия кассовой смены хранятся в информационной базе в виде архивных чеков.

  

  На основании архивных чеков можно подготовить операцию возврата товаров розничному покупателю после закрытия кассовой смены.

  

  1С Управление торговлей позволяет не только принимать оплату платежными картами (эквайринговые операции), но и мониторить процесс перечисления денежных средств из банка. Автоматизирована загрузка данных об эквайринговых операциях, разработаны отчеты для контроля прохождения эквайринговых платежей.

  

  Продажи с применением платежных карт можно производить также и в оптовой торговле.

  Продажи в неавтоматизированных (удаленных) точках

  1С:Управление торговлей автоматизирует работу с удаленными торговыми точками, в которых отсутствует доступ к программе. Например небольшие магазины, ларьки и т. д.

  В торговой точке контрольно-кассовые машины применяются только для регистрации денежных сумм, получаемых от покупателей, что достаточно для соблюдения действующих норм использования контрольно-кассовой техники. При этом считается, что в момент совершения продажи она не отражается в программе.

  Учет в торговой точке можно представить в виде следующей последовательности.

  

  В конце периода торговая точка передает в кассу торговой компании денежные средства, полученные при продаже товаров покупателю.

  

  Если в торговой точке ведется детальный учет продажи товаров, то торговая точка также передает данные о количестве проданных товаров. Эта информация фиксируется с помощью документа Отчет о розничных продажах. 

  

  Если в торговой точке не ведется детальный каждодневный учет проданных товаров, торговая точка проводит инвентаризацию и получает данные о фактических остатках товаров.

  Выявленные отклонения принимают за объемы продаж в период времени после предыдущей инвентаризации.

  Недостачи и излишки товаров, выявленные инвентаризацией и не связанные с продажами в неавтоматизированной торговой точке, регистрируются в информационной базе документами Списание товаров и Оприходование товаров. Эти документы можно сформировать в рамках проведения инвентаризационной кампании.

  В любой момент система 1С:Управление торговлей позволяет контролировать правильность сдачи розничной выручки и сравнивать объем розничной выручки с полученными от торговой точки данными о продажах товаров.

  

  С помощью разнообразных отчетов можно проводить сравнительный анализ розничных продаж товаров в разных торговых точках, определять оптимальный запас товаров в розничных точках. Для розничных точек можно применять все те методы управления запасами для расчета оптимальных запасов товаров, которые применяются при оптовых продажах.

  

Посредничество при продаже услуг

1С:Управление торговлей позволяет организовать учет в компаниях, выступающих в роли посредника при предоставлении услуг другу третьими лицами. Для перепродажи таких услуг используется специальный вид номенклатуры с типом работа. Ведется учет количества работ, принятых клиентом и выполненных поставщиком. По работам можно получать данные о валовой прибыли. 
Для обеспечения взаимосвязи между заказом клиента на работу и заказом поставщику на её выполнение – в заказе поставщику отражается его назначение.
Для планирования заказов поставщикам на работы по полученным заказам клиентов – можно использовать рабочее место Формирование заказов по потребностям.